Im Gegensatz zu prozessbezogenen Informationen, die sich ständig ändern, beschreiben Stammdaten (Master-Daten) die statischen Informationen und Eigenschaften von Produkten, Kunden, Lieferanten, Standorten. Master Data Management (MDM) steht für diejenigen Arbeitsabläufe, Prozesse und technischen Werkzeuge, die zum Aufbau einer einheitlichen, präzisen und maßgeblichen Darstellung dieses Datenbestands erforderlich sind. Dabei sind unterschiedliche Abteilungen, Geschäftsbereiche und externe Lieferanten nicht auf eine bestimmte Anwendung oder ein bestimmtes Format festgelegt.
 

In vielen Unternehmen liegen die Stammdaten redundant und verteilt auf mehrere Systeme und Anwendungen vor. Häufig werden sie unabhängig voneinander gepflegt, so dass die Bestände nicht mehr synchron sind. Die Folge: Aufgrund fehlender Datenqualität treffen Unternehmen ihre Entscheidungen nur langsam oder im schlimmsten Fall sogar falsch.
Ein Beispiel: Ein Einzelhändler klassifiziert einen marineblauen Wollpullover der Größe L mit V-Ausschnitt in seinem ERP-System als „MB V-Auss LG 008“. Das Lagerverwaltungssystem führt den selben Artikel als „MarineBl 876 Wolle V-Auss Lg.“. Noch komplizierter wird es, wenn sein Lieferant den Artikel in seinem Supply-Chain-Management-System z. B. als „9987 VA Pull Wl LG“ gespeichert hat.
Mangelnde Datenqualität mindert Geschäftsleistungen quer durch die Branchen. Sie verursacht teure Redundanzen, fehlerhafte Informationen und verpassten Umsatz. Es drohen Kundenverluste, sinkende Margen, schrumpfende Marktanteile, Konformitätsprobleme, ein höheres Geschäftsrisiko und längere Produkteinführungszeiten.
    

Unternehmen können die oben genannten verbreiteten, kostspielige Probleme lösen, indem sie sämtliche Stammdaten und die darauf zugreifenden Programme und Geschäftsprozesse voneinander trennen. Viel effizienter ist es, Informationen auf einer zentralen MDM-Plattform zu verwalten, die sie dann gezielt für die einzelnen Anwendungen und Prozesse bereit stellt.
Dieses Konzept sichert eine einheitliche, konsistente Darstellung der Produktstammdaten. Innerhalb des Unternehmens und der Versorgungskette sind dann Abteilungen, Geschäftsbereiche und Lieferanten nicht mehr auf ein bestimmtes System oder Datenformat festgelegt. Es müssen keine separaten Datensilos mehr unterhalten und gepflegt werden. Trotzdem verfügen alle Abteilungen und Kanäle über einheitliche Daten.

Zurück zu unserem Beispiel: Mit MDM weisen alle Systeme beim Einzelhändler den betreffenden Pullover als „MB V-Auss LG 008“ aus. Beim Datenaustausch mit dem Lieferanten kann der Einzelhändler seine Benennungskonvention beibehalten und muss auch nicht darauf bestehen, dass der Lieferant sein Klassifikationssystem ändert. Dies vermeidet Fehler, Produktivitätseinbußen und Fehlbestellungen.
    

Produkt Information Management (PIM) — auch bekannt als Produkt Daten Management (PDM) — ist eine Spezialdisziplin des Master Data Management.

Nach einer Definition von Ventana Research beschreibt PIM sowohl die Prozesse als auch die technischen Mittel, die ein Unternehmen zur Verwaltung von Produkt-, Posten- oder Materialdaten benötigt. Dazu gehören auch sämtliche Maßnahmen und unterstützenden Informationsmanagementsysteme, die für die Erstellung vollständiger, konsistenter und zuverlässiger Produktdatensätze erforderlich sind.

PIM ermöglicht eine rationelle Verwaltung strukturierter und unstrukturierter Daten – z. B. produktbezogener Multimediadaten – im Web und in sämtlichen Druckmedien. Daher gehören zum PIM im Zusammenhang mit Produkten und Werbeaktionen häufig auch Prozesse des Catalog Management, Catalog Content Management, Digital Asset Management und Web Content Management.